Tất cả những việc đó đúng là có góp phần vào quá trình cải cách hành chính nhưng không phải là vấn đề chính. Nó chỉ mang tính số lượng chứ không phải chất lượng. Mấu chốt của cải cách hành chính nằm ở chỗ khác. Nếu những ai có dịp tiếp xúc với thủ tục hành chính của những nước phát triển, kể cả Mỹ, Anh hay Nhật Bản đều có thể xác nhận, khối lượng giấy tờ cần có để hoàn tất một thủ tục hành chính là nhiều chứ không phải ít. Ví dụ, đơn xin cấp thị thực vào Canada một hai tuần để gặp đối tác kinh doanh có thể cần đến 12 loại giấy tờ. Thế nhưng không ai than phiền, hay đúng ra, ít ai than phiền thủ tục hành chính của các nước này rườm rà, phức tạp về mặt số lượng. Đó là bởi, quy trình hoàn tất một thủ tục hành chính của họ, dù liên quan đến nhiều loại giấy tờ, lại được vạch ra rất rõ, ai làm đúng thì công việc cứ thế chạy đều, không cần xin và cũng không ai cho. Ai không làm đúng quy trình thì bộ máy đã lường trước các tình huống để điều chỉnh, hướng dẫn cho người ta bổ sung, chỉnh sửa.

Như vậy, cải cách hành chính, trước hết là cải cách quy trình thủ tục sao cho mọi việc minh bạch, rõ ràng, người tiếp nhận được huấn luyện kỹ để lường trước hết mọi tình huống, người tuân thủ biết họ phải làm gì, đi tới đâu, gặp ai, tiến hành những công đoạn nào.

Một khi người dân hay doanh nghiệp hiểu rõ lộ trình họ phải làm thì dù thêm một loại giấy tờ hay thêm một hai ngày chờ đợi không phải là vấn đề lớn nữa. Một hiểu nhầm thứ nhì là lẫn lộn giữa nhu cầu quản lý của Nhà nước và quyền lợi của người dân. Ví dụ, làm sổ hộ khẩu là xuất phát từ nhu cầu quản lý của Nhà nước chứ hoàn toàn không phải vì nhu cầu của người dân. Vì thế Nhà nước phải tạo mọi điều kiện để người dân đăng ký hộ khẩu nhằm giúp Nhà nước tiện bề quản lý; chứ không phải tư duy ngược lại, người dân xin được đăng ký hộ khẩu trong một quy trình nhiêu khê, đầy tính xin cho.

Ở một góc độ khác, giấy khai sinh hay giấy chứng nhận kết hôn là nhu cầu của người dân, không chỉ khi giao tiếp với cơ quan nhà nước mà còn để giao dịch với nhau. Vì thế cho dù sau này, công nghệ tiến bộ vượt bậc để bất kỳ ai cũng được quản lý thông tin từ khi sinh ra đến khi mất, điều đó không có nghĩa Nhà nước không cần cấp giấy khai sinh hay giấy đăng ký kết hôn cho công dân nữa. Cải tiến trong việc này không có nghĩa bỏ bớt giấy tờ (vì nhu cầu của người dân luôn cần có cho những giao dịch dân sự với nhau).

Cải tiến có nghĩa thay đổi tư duy xem việc đăng ký khai sinh chẳng hạn trước tiên là trách nhiệm của Nhà nước, phải ghi nhận thông tin của công dân nước mình một cách đầy đủ thì mới đúng chức trách. Thay đổi cách suy nghĩ như thế đương nhiên sẽ kéo theo những cải tiến về mặt quy trình và do đó, giảm giấy tờ, giảm các “cửa”, nếu có, chỉ là hệ quả đương nhiên của việc cải cách.