Quy chế Tổ chức và hoạt động Quỹ hỗ trợ, vận động cộng đồng người Việt Nam ở nước ngoài
QUY CHẾ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG QUỸ HỖ TRỢ, VẬN ĐỘNG
CỘNG ĐỒNG NGƯỜI VIỆT NAM Ở NƯỚC NGOÀI
(Ban hành theo Quyết định số 491/2003/QĐ-NG
ngày 27 tháng 3 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao)
Chương I
Những quy định chung
Điều 1. Phạm vi áp dụng
Quy chế này quy định việc tổ chức và hoạt động của Quỹ hỗ trợ, vận động cộng đồng người Việt
Điều 2. Mục đích và đối tượng của Quỹ hỗ trợ cộng đồng
Quỹ hỗ trợ cộng đồng được thành lập và hoạt động nhằm mục đích hỗ trợ cộng đồng người Việt Nam ở nước ngoài và công tác vận động người Việt Nam ở nước ngoài, giúp cộng đồng ổn định và phát triển, giữ gìn bản sắc dân tộc Việt Nam, hướng về Tổ quốc, góp phần xây dựng quê hương, đất nước. Quỹ hoạt động không vì mục đích lợi nhuận.
Điều 3. Nguyên tắc tổ chức và hoạt động
1. Quỹ hỗ trợ cộng đồng là một tổ chức tài chính trực thuộc Bộ Ngoại giao. Quỹ hỗ trợ cộng đồng có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng. Tài khoản mở tại kho bạc nhà nước sử dụng để gửi khoản kinh phí do ngân sách nhà nước cấp. Quỹ được phép mở tài khoản tại ngân hàng quốc doanh để gửi các khoản tiền huy động được.
2. Quỹ Hỗ trợ cộng đồng chịu sự quản lý nhà nước của Bộ Ngoại giao về tổ chức và hoạt động.
3. Ủy ban về người Việt
4. Quỹ không mở chi nhánh, văn phòng đại diện ở các địa phương trong nước và ở nước ngoài. Trụ sở làm việc của Quỹ do Bộ Ngoại giao bố trí, không xây dựng mới.
5. Quỹ hỗ trợ cộng đồng phải thực hiện các quy định về quản lý tài chính hiện hành, tuân thủ hiến pháp, pháp luật Việt
Chương II
Tổ chức, bộ máy của Quỹ Hỗ trợ cộng đồng
Điều 4. Bộ máy của Quỹ hỗ trợ cộng đồng
1. Quỹ hỗ trợ cộng đồng có Giám đốc, 2 Phó Giám đốc, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ (kế toán, văn phòng, bộ phận thông tin - tuyên truyền, bộ phận quản lý dự án) và Hội đồng bảo trợ.
2. Chủ nhiệm Ủy ban về người Việt Nam ở nước ngoài quyết định bổ nhiệm và bãi nhiệm Giám đốc Quỹ hỗ trợ cộng đồng; quyết định bổ nhiệm và bãi nhiệm Kế toán trưởng và các Phó Giám đốc theo đề nghị của Giám đốc.
3. Biên chế Quỹ hỗ trợ cộng đồng gồm 8 người thuộc biên chế của Ủy ban về người Việt Nam ở nước ngoài kiêm nhiệm.Trong trường hợp cần thiết, Quỹ có thể tuyển dụng cán bộ chuyên môn làm việc theo chế độ hợp đồng sau khi được sự đồng ý của Chủ nhiệm Ủy ban về người Việt Nam ở nước ngoài.
Điều 5. Hội đồng bảo trợ Quỹ hỗ trợ cộng đồng
1. Hội đồng bảo trợ Quỹ hỗ trợ cộng đồng gồm các thành viên là cá nhân trong nước và người Việt Nam ở nước ngoài có uy tín, có tâm huyết và tự nguyện tham gia bảo trợ cho Quỹ hỗ trợ cộng đồng. Thành viên Hội đồng bảo trợ không quá 20 người.
2. Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các thành viên Hội đồng bảo trợ Quỹ hỗ trợ cộng đồng do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định theo đề nghị của Giám đốc Quỹ hỗ trợ cộng đồng.
3. Nhiệm vụ Hội đồng bảo trợ:
- Bảo trợ bằng uy tín cho việc vận động các nguồn tài trợ hợp pháp cho Quỹ;
- Tư vấn cho Giám đốc Quỹ trong việc xây dựng phương hướng, kế hoạch hoạt động của Quỹ hàng năm cũng như kế hoạch trung và dài hạn.
4. Nguyên tắc hoạt động của Hội đồng bảo trợ:
- Hội đồng bảo trợ làm việc theo nguyên tắc biểu quyết theo đa số, mỗi năm họp một lần để góp ý kiến cho phương hướng, kế hoạch, biện pháp hoạt động hàng năm, trung hạn và dài hạn của Quỹ.
- Các thành viên Hội đồng Bảo trợ làm việc theo chế độ tình nguyện, không hưởng lương và phụ cấp từ nguồn ngân sách Quỹ.
- Trong trường hợp thành viên Hội đồng bảo trợ không có điều kiện tiếp tục tham gia hoạt động thì Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định người thay thế theo đề nghị của Giám đốc Quỹ hỗ trợ cộng đồng.
Chương III
Nhiệm vụ và Quyền hạn của Quỹ hỗ trợ cộng đồng
Điều 6. Nhiệm vụ và quyền hạn của Quỹ hỗ trợ cộng đồng
1. Nhiệm vụ:
a. Xây dựng phương hướng hoạt động của Quỹ hàng năm và 5 năm, trình Bộ trưởng Bộ Ngoại giao phê duyệt;
b. Xây dựng kế hoạch ngân sách hàng năm của Quỹ hỗ trợ cộng đồng theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước, bao gồm kế hoạch tiếp nhận kinh phí từ ngân sách nhà nước và nguồn tài trợ; kế hoạch dự toán kinh phí cho các dự án có nguồn tài trợ từ ngân sách nhà nước, dự toán kinh phí cho các dự án sử dụng kinh phí tài trợ khác; kế hoạch dự toán kinh phí quản lý trình Bộ trưởng Bộ Ngoại giao phê duyệt sau khi có ý kiến thoả thuận của Bộ Tài chính.
c. Xây dựng danh mục dự án triển khai trong năm tài chính tiếp theo trình Bộ Ngoại giao ra quyết định phê duyệt sau khi có ý kiến thoả thuận của Bộ Tài chính.
d. Thực hiện quản lý tài chính theo quy định của pháp luật.
e. Quản lý dự án theo quy định hiện hành của nhà nước và quy định tại Quy chế này;
f. Kịp thời báo cáo Bộ Ngoại giao quyết định những vấn đề vượt thẩm quyền;
2. Quyền hạn:
a. Quản lý kinh phí, tài sản và các nguồn lực hợp pháp để thực hiện nhiệm vụ được giao.
b. Thẩm định và trình xét duyệt các dự án phù hợp với luật pháp Việt
c. Khảo sát, lập và triển khai dự án theo quy định.
d. Quan hệ với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước để vận động xây dựng Quỹ và thực hiện các kế hoạch của Quỹ.
e. Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Điều 7. Nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc Quỹ hỗ trợ cộng đồng
a. Tổ chức và điều hành hoạt động của Quỹ hỗ trợ cộng đồng theo quy định của pháp luật và theo quy định của Quy chế này.
b. Giám đốc là người đại diện của Quỹ theo pháp luật và là chủ tài khoản của Quỹ;
c. Điều hành các hoạt động tài chính của Quỹ theo kế hoạch đã được Bộ Ngoại giao phê duyệt.
d. Đại diện cho Quỹ hỗ trợ cộng đồng trong các quan hệ quốc tế liên quan đến hoạt động của Quỹ.
e. Thực hiện việc uỷ quyền cho người đứng đầu cơ quan ngoại giao nước ta tại nước ngoài thực hiện một số hoạt động của Quỹ tại nước ngoài sau khi trình Bộ Ngoại giao cho phép.
f. Thực hiện báo cáo định kỳ về hoạt động của Quỹ theo quy định hiện hành.
Điều 8. Thực hiện việc uỷ quyền một số hoạt động của Quỹ tại nước ngoài
Người đứng đầu cơ quan đại diện nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam tại nước ngoài là người được Giám đốc Quỹ hỗ trợ cộng đồng uỷ quyền thực hiện một số hoạt động của Quỹ ở nước sở tại. Người được uỷ quyền thực hiện các hoạt động của Quỹ theo đúng nội dung văn bản uỷ quyền và quy định tại Quy chế này; tuân thủ pháp luật Việt Nam, pháp luật nước sở tại và phù hợp với luật pháp quốc tế.
Chương IV
Quản lý dự án
Điều 9. Một số từ, ngữ trong Quy chế này được hiểu như sau:
- Dự án: là một bản chương trình, kế hoạch tập hợp các hoạt động phù hợp với tôn chỉ mục đích của Quỹ hỗ trợ cộng đồng, được thực hiện có tổ chức nhằm đạt được một số mục tiêu cụ thể trong khuôn khổ thời gian và nguồn lực xác định.
- Chủ dự án: là các cơ quan, tổ chức, cá nhân Việt Nam và tổ chức, cá nhân người Việt Nam định cư ở nước ngoài có dự án phù hợp với mục tiêu, đối tượng, tôn chỉ mục đích của Quỹ. Đối với kinh phí có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước thì chủ dự án phải là pháp nhân Việt
- Nhà tài trợ: là tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước có tài trợ hợp pháp cho Quỹ hỗ trợ cộng đồng.
- Kinh phí đối ứng: là phần kinh phí đối ứng theo cam kết của Quỹ khi nhận được tài trợ của các nhà tài trợ.
- Tổng dự toán của dự án: là tổng số kinh phí cần thiết của dự án được xây dựng theo quy định của Quy chế này và các định mức, đơn giá của Nhà nước.
- Dự án hoàn thành: là dự án đã đạt được các mục tiêu đề ra và sử dụng số kinh phí tối đa bằng tổng dự toán được duyệt.
- Dự án được quyết toán: là toàn bộ chi phí hợp lý của dự án hoàn thành được cấp thẩm quyền phê duyệt.
Điều 10. Ngôn ngữ và đồng tiền sử dụng trong dự án
- Ngôn ngữ: Tiếng Việt; Tiếng Anh hoặc tiếng Pháp.
- Đồng tiền: Việt
Điều 11. Phân loại dự án
1. Phân loại theo nguồn vốn gồm các loại dự án như sau:
- Dự án sử dụng toàn bộ vốn ngân sách nhà nước: là dự án có sử dụng nguồn vốn từ ngân sách nhà nước hoặc có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước.
- Dự án sử dụng toàn bộ vốn huy động: là dự án mà nguồn vốn là toàn bộ vốn huy động hợp pháp của Quỹ hoặc các dự án của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước tài trợ theo các mục tiêu định trước.
- Dự án sử dụng vốn hỗn hợp: là dự án sử dụng nguồn vốn từ ngân sách nhà nước và nguồn vốn huy động của Quỹ.
2. Phân loại theo tính chất quản lý gồm các loại dự án như sau:
- Dự án trong kế hoạch dự toán kinh phí hàng năm đã được cấp thẩm quyền phê duyệt.
- Dự án ngoài kế hoạch dự toán kinh phí hàng năm.
Điều 12. Quy định về thẩm định và trình duyệt dự án
- Dự án sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước:
+ Đối với dự án có tổng dự toán trên 200 triệu đồng Việt
+ Đối với dự án có tổng dự toán đến 200 triệu đồng Việt
- Dự án sử dụng toàn bộ kinh phí tài trợ: do Quỹ hỗ trợ cộng đồng thẩm định, đưa vào kế hoạch dự toán kinh phí hàng năm, Giám đốc Quỹ ra quyết định phê duyệt dự án.
- Dự án phát sinh ngoài kế hoạch được duyệt hoặc ngoài danh mục dự án hàng năm được duyệt: Căn cứ vào số dư dự phòng, Quỹ hỗ trợ cộng đồng tổ chức thẩm định, tổng hợp chung và trình Bộ Ngoại giao quyết định.
Điều 13. Quy định về nội dung dự án
Những nội dung chủ yếu của dự án bao gồm:
1. Sự cần thiết của dự án;
2. Những căn cứ của dự án;
3. Đánh giá tác động của dự án, hiệu quả kinh tế - xã hội của dự án;
4. Giới thiệu về chủ dự án;
5. Tổng dự toán của dự án; lượng hoá các yếu tố tiền tệ và tài sản, vật chất của dự án tài trợ và tính hợp pháp hợp lệ, tính khả thi của nguồn vốn, tài sản của dự án;
6. Phân tích nguyên tắc và cách thức hỗ trợ tài chính;
7. Kế hoạch triển khai dự án;
8. Đề nghị hình thức giải ngân;
9. Quản lý, giám sát, kết luận và kiến nghị.
Điều 14. Quản lý dự án
14.1. Giai đoạn lập và trình duyệt dự án:
- Chủ dự án chịu trách nhiệm lập hồ sơ dự án gửi Quỹ hỗ trợ cộng đồng.
- Hồ sơ dự án bao gồm:
+ Dự án: 3 bản
+ Các hồ sơ, chứng từ chứng minh tính khả thi của nguồn vốn thực hiện dự án (đối với vốn tài trợ)
+ Văn bản đề nghị phê duyệt dự án
- Quỹ hỗ trợ cộng đồng có trách nhiệm tiếp nhận, hướng dẫn việc hoàn chỉnh hồ sơ, tiến hành thẩm định. Tối đa là 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ theo quy định, Giám đốc Quỹ thông báo cho chủ dự án tình trạng dự án. Nếu dự án khả thi, đưa vào danh mục dự án hàng năm, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Kinh phí cho việc lập và trình duyệt dự án được tính trong tổng dự toán của dự án tài trợ.
- Trường hợp dự án không được phê duyệt, kinh phí xây dựng dự án do chủ dự án chịu.
14.2. Giai đoạn thực hiện cấp kinh phí và giải ngân:
- Chủ dự án gửi cho Quỹ hỗ trợ cộng đồng một bộ hồ sơ dự án được phê duyệt.
- Hồ sơ rút vốn bao gồm:
+ Báo cáo tiến độ thực hiện dự án;
+ Báo cáo tình hình sử dụng kinh phí đã rút lần trước;
+ Đề nghị thanh toán;
- Hồ sơ dự án đã được cấp thẩm quyền phê duyệt là cơ sở pháp lý để Giám đốc Quỹ hỗ trợ cộng đồng tiến hành giải ngân cho dự án.
- Trình tự giải ngân như sau:
+ Bộ phận thẩm tra của Quỹ hỗ trợ cộng đồng tiến hành kiểm tra hồ sơ thanh toán do chủ dự án gửi tới và trình giám đốc Quỹ quyết định mức kinh phí thanh toán theo đúng tiến độ thực hiện dự án.
+ Thanh toán vốn có thể bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt theo quy định của Ngân hàng Nhà nước. Tiền thanh toán sau khi trừ tạm ứng (nếu có) thì chuyển thẳng cho chủ dự án hoặc người cung cấp hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu của chủ dự án.
+ Giám đốc Quỹ quyết định việc kiểm tra thực tế nếu thấy cần thiết; kiểm tra tiến hành sau khi rút vốn.
Quá trình kiểm tra nếu phát hiện chủ dự án báo cáo sai sự thật hoặc sử dụng vốn sai mục đích hoặc có biểu hiện vi phạm pháp luật hay vi phạm Quy chế này thì phải quyết định đình chỉ cấp vốn và báo cáo Bộ Ngoại giao xử lý.
+ Tạm ứng vốn: giai đoạn bắt đầu thực hiện dự án, chủ dự án được phép tạm ứng tối đa 20% tổng dự toán.
- Trong trường hợp đặc biệt, cần cấp kinh phí bổ sung cho dự án, căn cứ vào số dư dự phòng, theo đề nghị của chủ dự án, Quỹ tiến hành thẩm định, trình Bộ Ngoại giao phê duyệt. Sau khi có ý kiến chấp thuận bằng văn bản của Bộ Ngoại giao, Giám đốc Quỹ ra quyết định cấp kinh phí bổ sung cho dự án.
14.3. Giai đoạn kết thúc dự án, nghiệm thu và quyết toán dự án.
- Dự án hoàn thành, chủ dự án báo cáo Quỹ để tổ chức nghiệm thu dự án.
- Dự án được nghiệm thu, chủ dự án phải lập báo cáo quyết toán trong thời gian 3 tháng.
- Báo cáo quyết toán phải lập theo đúng mẫu biểu quy định, kèm theo các chứng từ hoá đơn hợp pháp, hợp lệ.
- Giám đốc Quỹ phê duyệt quyết toán dự án tài trợ hoàn thành.
- Tổng kinh phí quyết toán của dự án không được vượt quá tổng dự toán đã được cấp thẩm quyền phê duyệt.
- Nếu kinh phí quyết toán lớn hơn số kinh phí đã thanh toán thì được thanh toán tiếp.
- Nếu kinh phí quyết toán nhỏ hơn số kinh phí đã rút thì chủ dự án có trách nhiệm nộp đủ số chênh lệch vào Quỹ hỗ trợ cộng đồng trong thời hạn 10 ngày.
- Báo cáo quyết toán phải tách riêng nguồn vốn ngân sách nhà nước và các nguồn vốn khác.
Điều 15. Thành lập Ban quản lý dự án
Trong trường hợp Quỹ lập dự án, Giám đốc Quỹ quyết định thành lập Ban quản lý dự án, bổ nhiệm Phó Giám đốc quỹ làm trưởng ban. Thành viên của ban quản lý dự án bao gồm đại diện của Quỹ hỗ trợ cộng đồng, đại diện cơ quan quản lý chuyên ngành và đại diện Việt
Ban quản lý dự án được sử dụng con dấu của Quỹ hỗ trợ cộng đồng trong các hoạt động của Ban quản lý. Ban tự giải thể khi có quyết định phê duyệt quyết toán dự án.
Chương V
Quản lý tài chính của quỹ Hỗ trợ cộng đồng
Điều 16. Nguồn thu của Quỹ hỗ trợ cộng đồng
1. Nguồn ngân sách nhà nước:
- Kinh phí Nhà nước cấp ban đầu khi thành lập là 7 tỷ đồng.
- Kinh phí Nhà nước cấp bổ sung hàng năm căn cứ vào dự toán kinh phí thực hiện các dự án được cấp thẩm quyền phê duyệt, khả năng ngân sách nhà nước và các nguồn vốn huy động của Quỹ.
- Nguồn vận động tài trợ: Từ đóng góp bằng tiền, hiện vật của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.
2. Các khoản thu hợp pháp khác: thu lãi tiền gửi (nếu có), ...
Điều 17. Nội dung chi của Quỹ hỗ trợ cộng đồng
a. Chi giải ngân các dự án được duyệt:
1. Bảo tồn và phát triển bản sắc văn hoá truyền thống dân tộc, duy trì và phát triển tiếng Việt trong cộng đồng;
2. Tổ chức hoạt động giao lưu về nguồn: trại hè thanh thiếu niên, thi đấu thể thao, triển lãm, biểu diễn nghệ thuật;
3. Hỗ trợ hoạt động thông tin, văn hoá phục vụ cộng đồng;
4. Hỗ trợ vận động người Việt
5. Hỗ trợ cá nhân chuyên gia, trí thức người Việt
6. Hỗ trợ hoạt động của các hội, các tổ chức người Việt
7. Hỗ trợ khác phù hợp với tôn chỉ mục đích của Quỹ;
b. Chi cho công tác quản lý:
1. Chi lương, bảo hiểm và phụ cấp theo quy định của pháp luật cho cán bộ, nhân viên của Quỹ.
2. Chi truyền thông xây dựng Quỹ hỗ trợ cộng đồng.
3. Chi cho các hoạt động đoàn ra, đoàn vào phục vụ cho công tác vận động xây dựng Quỹ, khảo sát việc thực hiện các dự án.
4. Chi cho việc khảo sát, lập dự án của Quỹ.
5. Khen thưởng cho các tổ chức và cá nhân có công đóng góp cho hoạt động của Quỹ hỗ trợ cộng đồng.
6. Văn phòng phẩm, hành chính phí...
Nguồn kinh phí: Quỹ được trích tối đa 10% tổng kinh phí được phê duyệt hàng năm để chi cho hoạt động của bộ máy quản lý Quỹ.
Điều 18. Công tác kế toán tài chính
Quỹ hỗ trợ cộng đồng thực hiện công tác kế toán, thống kê theo đúng các quy định của pháp luật hiện hành:
1. Mở sổ sách kế toán, thống kê hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ tài chính, chấp hành các chế độ, quy định về hoá đơn, chứng từ kế toán.
2. Mở sổ theo dõi và thống kê đầy đủ danh sách các cơ quan, tổ chức, cá nhân đóng góp tài trợ và danh sách những đối tượng được tài trợ.
3. Lập và gửi đầy đủ, đúng thời hạn các báo cáo tài chính và quyết toán thu, chi định kỳ hàng quý và hàng năm của Quỹ hỗ trợ cộng đồng cho Bộ Ngoại giao và Bộ Tài chính.
4. Quỹ có trách nhiệm chấp hành việc kiểm tra tài chính, kiểm toán theo quy định của Nhà nước.
Chương VI
Khen thưởng, kỷ luật, khiếu nại, tố cáo
Điều 19. Khen thưởng và kỷ luật
1. Quỹ hỗ trợ cộng đồng có sổ vàng danh dự, các kỷ niệm chương và đề nghị các cơ quan có thẩm quyền khen thưởng cho các tổ chức, tập thể, cá nhân trong và ngoài nước có thành tích xuất sắc trong hoạt động xây dựng và phát triển Quỹ hỗ trợ cộng đồng.
2. Mọi hành vi vi phạm các quy định của Nhà nước về hoạt động của Quỹ hỗ trợ cộng đồng và các quy định tại Quy chế này, tuỳ theo tính chất, mức độ có thể bị xử lý hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.
Điều 20. Khiếu nại và tố cáo
1. Mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo hành vi tham ô, tham nhũng, lợi dụng danh nghĩa của Quỹ hỗ trợ cộng đồng hoặc các hành vi vi phạm các quy định tại Quy chế này.
2. Việc giải quyết các khiếu nại, tố cáo liên quan đến Quỹ hỗ trợ cộng đồng được thực hiện theo quy định của Luật Khiếu nại và Tố cáo./.
|
|
Bộ trưởng Bộ Ngoại giao |
Cập nhật 25-02-2005