Các cơ quan, tổ chức, cá nhân Việt Nam và tổ chức, cá nhân người Việt Nam định cư ở nước ngoài có dự án phù hợp với mục tiêu đối tượng, tôn chỉ mục đích của Quỹ, để được Quỹ hỗ trợ kinh phí, cần gửi hồ sơ dự án đến Quỹ hỗ trợ cộng đồng.

 

I. Giai đoạn lập và trình duyệt dự án

 

Chủ dự án chịu trách nhiệm lập hồ sơ dự án gửi Quỹ hỗ trợ cộng đồng theo mẫu quy định của Quỹ.

 

- Hồ sơ bao gồm:

• Dự án: 3 bản 
•  Các hồ sơ, chứng từ chứng minh tính khả thi của nguồn vốn thực hiện dự án (đối với vốn tài trợ)
• Văn bản đề nghị phê duyệt dự án  

- Nội dung chủ yếu của dự án bao gồm:

1. Sự cần thiết của dự án,
2. Những căn cứ của dự án,
3. Đánh giá tác động và hiệu quả kinh tế xã hội của dự án;
4. Giới thiệu về chủ dự án,
5. Tổng dự toán của dự án và phần kính phí huy động để thực hiện dự án.
6. Phân tích nguyên tắc và cách thức hỗ trợ tài chính.
7. Kế hoạch triển khai dự án;
8. Đề nghị hình thức giải ngân,
9. Quản lý, giám sát, kết luận và kiến nghị.

- Kinh phí cho việc lập và trình duyệt dự án được tính trong tổng dự toán của dự án tài trợ.

 

- Trường hợp dự án không được phê duyệt, kinh phí xây dựng dự án do chủ dự án chịu.

 

II. Tiếp nhận hồ sơ dự án

 

Quỹ hỗ trợ cộng đồng có trách nhiệm tiếp nhận, hướng dẫn việc hoàn chỉnh hồ sơ dự án và tiến hành thầm định trong thời hạn tối đa là 30 ngày, kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ theo quy định, Quỹ thông báo cho chủ dự án tình trạng dự án. Nếu dự án khả thi, Quỹ sẽ đưa vào danh mục dự án hàng năm, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

 

III. Giai đoạn thực hiện cấp kinh phí và giải ngân

 

1. Sau khi dự án đã được cấp thẩm quyền phê duyệt, theo đề nghị của chủ dự án, Quỹ sẽ tạm ứng tối đa 20% tổng dự toán của dự án theo để triển khai dự án. Hồ sơ dự án đã được cấp thẩm quyền phê duyệt là cơ sở pháp lý để Giám đốc Quỹ hỗ trợ cộng đồng tiến hành giải ngân cho dự án.

 

Trong trường hợp chủ dự án không yêu cầu tạm ứng, Quỹ sẽ quyết toán toàn bộ dự án sau khi dự án hoàn thành. Thủ tục thanh quyết toán được quy định như trong phần IV dưới đây.

 

2. Chủ dự án có quyền xin Quỹ tiếp tục giải ngân để hoàn thành dự án. Hồ sơ xin giải ngân bao gồm:

+ Báo cáo tiến độ thực hiện dự án;

+ Báo cáo tình hình sử dụng kinh phí đã rút lần trước;

+ Đề nghị thanh toán;

- Bộ phận thẩm tra của Quỹ hỗ trợ cộng đồng (cán bộ dự án) tiến hành kiểm tra hồ sơ xin giải ngân do chủ dự án gửi tới và trình giám đốc Quỹ quyết định mức kinh phí thanh toán theo đúng tiến độ thực hiện dự án. Thời gian thẩm tra trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

- Sau khi được Giám đốc Quỹ chấp thuận giải ngân, Quỹ sẽ thanh toán vốn qua hình thức chuyển khoản hoặc tiền mặt theo quy định của Ngân hàng Nhà nước. Kinh phí thanh toán sau khi trừ tạm ứng (nếu có) sẽ được chuyển thẳng cho chủ dự án hoặc người cung cấp hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu của chủ dự án theo quy định của Quy chế tổ chức và hoạt động của Quỹ hỗ trợ cộng đồng.

3. Trong trường hợp đặc biệt, dự án có những phát sinh ngoài dự toán ban đầu và cần được cấp kinh phí bổ sung để hoàn thành dự án, căn cứ vào số dư dự phòng, theo đề nghị của chủ dự án, Quỹ tiến hành thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Sau khi có ý kiến chấp thuận bằng văn bản của cấp có thẩm quyền phê duyệt kinh phí bổ sung, Quỹ sẽ thông báo chính thức bằng văn bản cho chủ dự án.

 

Lưu ý:

Sau khi rút vốn, Giám đốc Quỹ có quyền quyết định việc kiểm tra tình hình sử dụng vốn thực tế nếu thấy cần thiết. Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện chủ dự án báo cáo sai sự thật hoặc sử dụng vốn sai mục đích hoặc có biểu hiện vi phạm pháp luật hay vi phạm Quy chế tổ chức hoạt động và quản lý tài chính của Quỹ, Giám đốc Quỹ sẽ ra quyết định đình chỉ cấp vốn và báo cáo Bộ Ngoại giao xử lý.

 

IV. Giai đoạn kết thúc dự án, nghiệm thu và quyết toán dự án

 

- Dự án hoàn thành, chủ dự án báo cáo kết quả thực hiện dự án để Quỹ tổ chức nghiệm thu.

- Chủ dự án phải lập hồ sơ xin quyết toán trong thời gian 3 tháng để quyết toán dự án. Hồ sơ gồm:

• Đơn đề nghị quyết toán
• Báo cáo kết quả dự án
• Các chứng từ hoá đơn gốc hợp pháp, hợp lệ

(+ hoá đơn tài chính; Các bản thanh lý hợp đồng;

+ cuống vé máy bay, thẻ lên máy bay, phiếu thu (đối với trường  hợp hỗ trợ mua vé máy bay về Việt Nam)

+ bảng kê chi tiết …

• Các hình ảnh tư liệu (ảnh, CD-Rom, băng Video…), các tài liệu liên quan có được trong quá trình thực hiện dự án.